社員を採用するとき、雇用契約書や労働条件通知書をきちんと渡していますか。

 

「昔から使っているひな形をそのまま使っている」

「給与や勤務時間だけ書いていれば大丈夫だと思っている」

「パートやアルバイトは簡単な条件だけ伝えている」

 

このような会社は、一度内容を確認しておいた方がよいかもしれません。

 

2024年4月から、労働条件明示のルールが変わっています。

 

すでに施行されている内容ですが、実務の現場では、まだ古い雇用契約書や労働条件通知書を使っている会社もあります。

 

特に中小企業では、採用や契約更新のたびに、以前作った書式をそのまま使い続けているケースが少なくありません。

 

労働条件の明示は、単なる書類作成ではありません。

 

入社後の「聞いていた話と違う」というトラブルを防ぐための大切な手続きです。

 

今回は、中小企業の事業主の方に向けて、雇用契約書・労働条件通知書で確認しておきたいポイントを整理します。

 

 

【労働条件通知書とは】

 

労働条件通知書とは、会社が労働者に対して、賃金、労働時間、勤務地、業務内容などの労働条件を明示するための書類です。

 

労働契約を結ぶときには、会社は労働者に対して一定の労働条件を明示する必要があります。

 

これは正社員だけの話ではありません。

 

パート、アルバイト、契約社員、嘱託社員など、雇用形態にかかわらず必要です。

 

中小企業では、口頭で条件を説明して採用しているケースもあるかもしれません。

 

しかし、口頭だけでは、あとから認識の違いが起きやすくなります。

 

「勤務時間はこのくらいだと思っていた」

「勤務地が変わるとは聞いていなかった」

「契約更新されると思っていた」

「仕事内容が入社前の説明と違う」

 

こうしたトラブルを防ぐためにも、労働条件は書面などで明確にしておくことが大切です。

 

 

【2024年4月から追加された主な明示事項】

 

2024年4月から、労働条件明示のルールが変わり、明示すべき内容が追加されています。

 

特に押さえておきたいのは、次の3つです。

 

1つ目は、就業場所と業務の変更の範囲です。

 

2つ目は、有期契約労働者について、更新上限の有無と内容です。

 

3つ目は、無期転換申込権が発生する有期契約労働者について、無期転換申込機会と無期転換後の労働条件です。

 

少し難しく聞こえるかもしれません。

 

ただ、実務で考えると、どれも中小企業で起こりやすいトラブルに関係しています。

 

勤務地が変わる可能性があるのか。

 

仕事内容が変わる可能性があるのか。

 

契約更新は何回までなのか。

 

無期雇用に転換できるタイミングはいつなのか。

 

こうした点を、採用時や契約更新時にきちんと伝えることが求められています。

 

 

【就業場所・業務の変更の範囲を明示する】

 

まず大きなポイントは、就業場所と業務の変更の範囲です。

 

これまでも、雇入れ直後の勤務地や仕事内容は労働条件通知書に書いていた会社が多いと思います。

 

たとえば、

 

就業場所：本社

業務内容：一般事務

 

といった書き方です。

 

しかし、現在はそれだけでは足りず、将来的に変更される可能性がある範囲も明示する必要があります。

 

たとえば、

 

就業場所：雇入れ直後は本社。変更の範囲は会社の定める事業所。

業務内容：雇入れ直後は一般事務。変更の範囲は会社の定める業務。

 

といった形です。

 

もちろん、実際にどこまで変更の可能性があるのかは、会社ごとに異なります。

 

転勤がない会社であれば、「変更なし」とする場合もあります。

 

一方で、店舗や営業所が複数ある会社では、将来的に別店舗へ異動する可能性があるかもしれません。

 

大切なのは、実態に合わせて書くことです。

 

何でも広く書いておけばよい、というものではありません。

 

実際には転勤の可能性がほとんどないのに、「全国の事業所」と書いてしまうと、社員との信頼関係を損なうこともあります。

 

会社として、どの範囲まで配置転換や業務変更があり得るのかを整理したうえで、書面に反映することが大切です。

 

 

【パート・アルバイトでも明示が必要】

 

労働条件明示のルールは、正社員だけに関係するものではありません。

 

パートやアルバイトを採用するときにも、必要な労働条件を明示する必要があります。

 

中小企業では、パートやアルバイトの採用時に、

 

「週3日くらいでお願いします」

「忙しいときに入ってください」

「仕事内容はその都度お願いします」

 

というように、少しあいまいな形で始まっていることがあります。

 

しかし、後からトラブルになるのは、このようなあいまいな部分です。

 

勤務日数はどのくらいか。

 

勤務時間は何時から何時までか。

 

残業はあるのか。

 

休日はいつか。

 

契約期間はあるのか。

 

更新はあるのか。

 

勤務地や仕事内容が変わる可能性はあるのか。

 

こうした点を最初に整理しておくことで、入社後のすれ違いを防ぎやすくなります。

 

特に最近は、パートやアルバイトの方も重要な戦力です。

 

だからこそ、簡単な口約束で済ませず、きちんと労働条件を伝えることが大切です。

 

 

【有期契約では更新上限に注意】

 

契約社員やパートなど、期間を定めて雇用している場合は、契約更新に関する記載も重要です。

 

2024年4月からは、有期労働契約の締結時や更新時に、更新上限の有無と内容を明示する必要があります。

 

たとえば、

 

契約更新の上限なし。

 

契約更新は通算5年まで。

 

契約更新は最大4回まで。

 

このような内容です。

 

ここがあいまいだと、後から「更新されると思っていた」「会社は更新しないつもりだった」というトラブルにつながります。

 

特に中小企業では、長く働いているパートや契約社員について、契約更新が形式的になっていることがあります。

 

毎年なんとなく更新している。

 

契約書だけ後から渡している。

 

更新上限を決めていない。

 

本人にも更新の見通しを説明していない。

 

このような運用は注意が必要です。

 

有期契約だからといって、いつでも簡単に終了できるわけではありません。

 

契約更新の状況や本人の期待によっては、雇止めが問題になることもあります。

 

更新の有無、判断基準、更新上限については、書面できちんと明示しておきましょう。

 

 

【無期転換ルールも見落としやすい】

 

有期契約労働者については、無期転換ルールも重要です。

 

同じ会社で有期労働契約が通算5年を超えて更新された場合、一定の要件のもとで、労働者が申し込むことにより無期労働契約へ転換できるルールがあります。

 

2024年4月からは、無期転換申込権が発生する契約更新のタイミングで、無期転換を申し込むことができる旨と、無期転換後の労働条件を明示する必要があります。

 

ここは、中小企業でも見落としやすい部分です。

 

長く働いているパートや契約社員がいる場合、すでに無期転換申込権が発生している可能性があります。

 

「うちは契約社員だから関係ない」

「本人から何も言ってこないから大丈夫」

「毎年更新しているだけだから問題ない」

 

このように考えていると、後で対応に困ることがあります。

 

まずは、有期契約で働いている人の契約期間を確認しましょう。

 

いつから働いているのか。

 

契約更新は何回行っているのか。

 

通算契約期間は何年になるのか。

 

無期転換申込権が発生している人、または今後発生しそうな人がいるのか。

 

この確認は、早めに行っておくことをおすすめします。

 

 

【求人票の内容とも合わせて確認する】

 

労働条件通知書だけでなく、求人票の内容も確認しておきたいところです。

 

求人票には良い条件を書いていたのに、実際の労働条件通知書では違う内容になっている。

 

面接では転勤なしと説明したのに、契約書では転勤ありになっている。

 

求人票では残業なしと書いていたのに、実際には残業が多い。

 

このような食い違いは、入社後の不満や早期離職につながります。

 

採用活動では、応募を増やしたい気持ちから、つい良い面を強調したくなることがあります。

 

しかし、入社後に「話が違う」と思われてしまえば、会社にとっても本人にとっても良い結果になりません。

 

求人票、面接での説明、労働条件通知書の内容は、できるだけ一致させておくことが大切です。

 

 

【雇用契約書と労働条件通知書の違い】

 

雇用契約書と労働条件通知書の違いがあいまいになっている会社もあります。

 

簡単にいうと、労働条件通知書は、会社が労働者に対して労働条件を通知する書類です。

 

一方、雇用契約書は、会社と労働者の双方が労働条件に合意したことを確認する書類です。

 

実務上は、両方を兼ねた「労働条件通知書兼雇用契約書」という形にしている会社も多くあります。

 

この方法であれば、労働条件の明示と、本人の確認・同意を一つの書類で行いやすくなります。

 

中小企業では、この形が使いやすいことが多いです。

 

ただし、書式を作って終わりではありません。

 

実際の労働条件と合っているか。

 

法改正に対応しているか。

 

本人にきちんと説明しているか。

 

署名や確認の流れが整っているか。

 

ここまで確認しておくことが大切です。

 

 

【昔のひな形を使い続けていないか】

 

中小企業でよくあるのが、何年も前に作った雇用契約書をそのまま使い続けているケースです。

 

最初に作ったときは問題がなくても、法改正や働き方の変化により、内容が古くなっていることがあります。

 

たとえば、

 

就業場所・業務の変更の範囲が書かれていない。

 

有期契約の更新上限が書かれていない。

 

無期転換に関する記載がない。

 

パート向けの労働条件が不十分。

 

固定残業代の記載があいまい。

 

試用期間の条件が分かりにくい。

 

休日や休暇の記載が実態と違う。

 

こうした状態になっていないか確認しましょう。

 

雇用契約書や労働条件通知書は、一度作ればずっと使えるものではありません。

 

法改正や会社の働き方に合わせて、定期的に見直すことが必要です。

 

 

【固定残業代がある会社は特に注意】

 

雇用契約書でトラブルになりやすいのが、固定残業代の記載です。

 

固定残業代を導入している会社では、基本給と固定残業代の内訳を明確にしておく必要があります。

 

たとえば、

 

基本給はいくらか。

 

固定残業代はいくらか。

 

何時間分の残業代として支払うのか。

 

その時間を超えた場合は追加で残業代を支払うのか。

 

ここがあいまいだと、後から残業代トラブルになる可能性があります。

 

「月給に残業代込み」とだけ書いている場合は注意が必要です。

 

また、最低賃金の確認でも、固定残業代を除いた部分で最低賃金を満たしているかを見る必要があります。

 

雇用契約書を見直すときは、固定残業代の記載もあわせて確認しておきましょう。

 

 

【説明せずに渡すだけでは不十分】

 

労働条件通知書や雇用契約書は、作って渡せば終わりではありません。

 

特に重要な条件については、本人にきちんと説明することが大切です。

 

勤務地が変わる可能性がある。

 

仕事内容が変わる可能性がある。

 

契約更新に上限がある。

 

試用期間中は条件が異なる。

 

固定残業代が含まれている。

 

こうした点は、後からトラブルになりやすい部分です。

 

書類に小さく書いてあるだけでは、本人が理解していないこともあります。

 

採用時や契約更新時には、重要な部分を口頭でも説明し、本人に確認してもらうとよいでしょう。

 

中小企業では、採用のスピードを優先して、書類説明が後回しになることがあります。

 

しかし、入社時の説明不足は、後のトラブルにつながりやすいです。

 

少し時間をかけても、最初に丁寧に確認しておく方が結果的には安心です。

 

 

【中小企業が今確認したいチェックポイント】

 

雇用契約書・労働条件通知書について、中小企業が今確認したいポイントを整理します。

 

正社員だけでなく、パート・アルバイトにも労働条件通知書を交付しているか。

 

就業場所の変更の範囲を記載しているか。

 

業務内容の変更の範囲を記載しているか。

 

有期契約の場合、更新の有無や判断基準を書いているか。

 

更新上限の有無と内容を書いているか。

 

無期転換申込権が発生する人への明示事項を確認しているか。

 

求人票と労働条件通知書の内容が食い違っていないか。

 

固定残業代の内訳が明確になっているか。

 

試用期間中の条件が分かりやすく書かれているか。

 

休日、休暇、勤務時間が実態と合っているか。

 

古いひな形を使い続けていないか。

 

本人に重要な条件を説明しているか。

 

すべてを一度に完璧に直す必要はありません。

 

まずは、現在使っている雇用契約書や労働条件通知書を見直し、法改正後の明示事項が入っているか確認することから始めるとよいでしょう。

 

 

【まとめ：雇用契約書はトラブル防止と定着の土台】

 

雇用契約書や労働条件通知書は、単なる事務書類ではありません。

 

会社と社員が、働く条件を確認し合うための大切な書類です。

 

ここがあいまいだと、入社後に「言った・言わない」のトラブルになりやすくなります。

 

特に中小企業では、社長や現場責任者が口頭で説明し、そのまま採用が進むこともあります。

 

もちろん、信頼関係は大切です。

 

しかし、信頼関係があるからこそ、労働条件はきちんと書面にしておく必要があります。

 

2024年4月からは、就業場所・業務の変更の範囲、有期契約の更新上限、無期転換に関する明示事項などが追加されています。

 

昔のひな形をそのまま使っている会社は、一度見直しておきましょう。

 

労働条件を分かりやすく伝えることは、トラブル防止だけでなく、社員の安心感にもつながります。

 

「この会社は最初にきちんと説明してくれる」

 

そう感じてもらえることは、採用後の定着にも影響します。

 

採用が難しい今だからこそ、雇用契約書・労働条件通知書を整えることは、中小企業にとって大切な労務管理の一つです。