会社の労務管理で、意外と後回しにされやすいものがあります。

 

それが、就業規則です。

 

中小企業の事業主の方とお話ししていると、

 

「作ったのはかなり前です」

「労基署に出したあとは見直していません」

「ネットのひな形を少し直して使っています」

「社員にきちんと説明したことはありません」

 

というケースは少なくありません。

 

就業規則は、一度作って終わりの書類ではありません。

 

会社の働き方、社員との関係、時代に合わせて、少しずつ見直していくものです。

 

特に最近は、副業、ハラスメント、育児・介護との両立、休職・復職、退職対応など、会社が考えるべき労務テーマが増えています。

 

昔のままの就業規則では、いざというときに会社も社員も迷ってしまうことがあります。

 

今回は、中小企業が就業規則を見直すときに大切にしたい考え方を、社会保険労務士の視点からお伝えします。

 

 

【就業規則は会社と社員の約束ごと】

 

就業規則というと、

 

「法律で作らなければならないもの」

「労基署に出す書類」

「トラブルが起きたときに会社を守るもの」

 

というイメージが強いかもしれません。

 

もちろん、それも大切です。

 

常時10人以上の労働者を使用する事業場では、就業規則の作成・届出が必要です。

 

また、作成した就業規則は、社員が見られるように周知しておく必要があります。

 

ただ、就業規則はそれだけのためにあるものではありません。

 

何時から働くのか。

 

休みはどう取るのか。

 

困ったときは誰に相談するのか。

 

休職や復職はどう進めるのか。

 

副業はどう考えるのか。

 

ハラスメントがあったとき、会社はどう対応するのか。

 

こうしたことを明確にしておくことで、会社も社員も安心して働きやすくなります。

 

 

【禁止事項だけの就業規則になっていないか】

 

就業規則には、会社を運営するために必要なルールがあります。

 

労働時間を決める。

 

賃金のルールを決める。

 

休職や退職の手続きを決める。

 

懲戒や服務規律を決める。

 

これらは、会社を守るためにも必要です。

 

ただ、就業規則の中に、

 

「違反したら処分します」

「会社の指示に従ってください」

「こういう場合は認めません」

 

という言葉ばかりが並ぶと、社員から見ると少し冷たく感じられることがあります。

 

もちろん、会社として守るべき線引きは必要です。

 

ただ、中小企業では、社員一人ひとりの顔が見えます。

 

制度だけで割り切れない場面もあります。

 

だからこそ、就業規則にも、

 

社員に長く安心して働いてほしい。

 

困ったときに相談できる職場にしたい。

 

お互いに無理を抱え込まない会社にしたい。

 

育児や介護、病気の治療があっても、できる限り働き続けられる道を考えたい。

 

会社の大切な情報や信用は、みんなで守りたい。

 

こうした会社の考え方が表れていてもよいと思います。

 

就業規則は、禁止事項を並べるだけのものではありません。

 

会社と社員が、同じ職場で安心して働くための土台にもなります。

 

 

【古い就業規則で起こりやすいこと】

 

就業規則が古いままだと、実務で困る場面が出てきます。

 

たとえば、副業を希望する社員が出てきたのに、規定は全面禁止のまま。

 

メンタル不調で休職する社員がいるのに、休職や復職の流れがあいまい。

 

パートや契約社員が増えているのに、正社員向けの規定しかない。

 

育児や介護の制度が、法改正前の古い内容のまま。

 

ハラスメント相談窓口が決まっていない。

 

退職の申し出や貸与品の返却ルールがあいまい。

 

このような状態では、いざ問題が起きたときに、その都度判断することになります。

 

その場その場で対応すると、社員から見て不公平に感じられることがあります。

 

「前の人は認められたのに、自分は認められない」

 

「そんなルールは聞いていない」

 

「社長の判断で変わるのでは」

 

こうした不信感につながることもあります。

 

就業規則を整えることは、社員を縛るためだけではありません。

 

社員にとっても、「この会社ではこういうときにこう対応してもらえる」と分かる安心材料になります。

 

 

【中小企業が見直したいポイント】

 

就業規則を見直すとき、まず確認したいのは、今の会社の実態と合っているかどうかです。

 

たとえば、次のような点です。

 

労働時間や休日のルールは、実際の働き方と合っているか。

 

残業や休日労働の申請ルールは機能しているか。

 

休職・復職の流れは決まっているか。

 

副業・兼業の相談があったときの対応は決まっているか。

 

ハラスメント相談窓口は社員に伝わっているか。

 

パートや契約社員にも分かるルールになっているか。

 

退職時の手続きや貸与品の返却ルールは明確か。

 

育児・介護休業の内容は最新の制度に合っているか。

 

社員が就業規則を見られる状態になっているか。

 

大切なのは、ひな形どおりにきれいな文章を作ることではありません。

 

自社の働き方に合っているか。

 

社員に説明できる内容になっているか。

 

困ったときに使えるルールになっているか。

 

ここを確認することです。

 

 

【就業規則は作った後の説明も大切】

 

就業規則は、作って届出をすれば終わりではありません。

 

社員に周知し、必要に応じて説明することが大切です。

 

中小企業では、就業規則が社長の机の中や総務担当者のパソコンの中だけにあることもあります。

 

しかし、それでは社員が内容を確認できません。

 

会社としてルールを守ってもらいたいのであれば、社員が見られる状態にしておく必要があります。

 

また、ルールを変えたときは、

 

なぜ変更するのか。

 

何が変わるのか。

 

社員にどのような影響があるのか。

 

このあたりを丁寧に伝えることも大切です。

 

特に、休職、退職、副業、ハラスメント、育児・介護などは、社員の生活に関わるテーマです。

 

一方的に「規則を変えました」と伝えるだけではなく、会社としての考え方もあわせて説明したいところです。

 

 

【就業規則には会社の姿勢が表れる】

 

就業規則には、会社の姿勢が表れます。

 

社員をどう見ているのか。

 

困ったときにどう支えるのか。

 

会社の信用や情報をどう守るのか。

 

お互いにどのような働き方を大切にするのか。

 

そうした考え方が、就業規則の言葉に表れます。

 

もちろん、就業規則には法律上必要な内容や、会社を守るための規定も必要です。

 

ただ、それだけではなく、

 

「この会社で働く人たちが、安心して力を発揮できるか」

 

という視点も大切にしたいところです。

 

特に中小企業では、社員同士の距離が近く、日々の関係性が職場の雰囲気に大きく影響します。

 

だからこそ、就業規則も、単なる管理文書ではなく、会社の考え方を共有するものとして整えていくことが大切です。

 

 

【まとめ：就業規則は会社らしさを整える土台】

 

就業規則は、労働基準監督署に届け出るためだけの書類ではありません。

 

会社と社員が安心して働くための、共通のルールです。

 

常時10人以上の労働者を使用する事業場では、就業規則の作成・届出が必要です。

 

また、作成した就業規則は、社員が確認できるように周知しておく必要があります。

 

ただ、就業規則で本当に大切なのは、形式だけを整えることではありません。

 

今の会社の働き方に合っているか。

 

社員に説明できる内容になっているか。

 

困ったときに使えるルールになっているか。

 

そして、会社としてどのような職場をつくっていきたいのか。

 

そこまで考えて見直すことが大切です。

 

「昔作ったきり、見直していない」

 

「社員が増えてきたけれど、ルールは口頭のまま」

 

「就業規則はあるけれど、自社らしさがない」

 

という会社は、一度、就業規則を開いてみることをおすすめします。

 

就業規則の見直しは、単なる書類整備ではありません。

 

これから人を採用し、今いる社員に安心して働いてもらうための、会社づくりの土台です。

 

※就業規則の内容は、業種、従業員数、雇用形態、勤務実態、会社の考え方などによって必要な規定が異なります。実際に作成・変更する場合は、自社の実態に合わせて確認することをおすすめします。