勤務態度に問題がある。

 

何度注意しても改善が見られない。

 

職場との相性がどうしても合わない。

 

このような社員について、会社として「退職を考えてもらえないか」と話をしたい場面があるかもしれません。

 

ただ、退職勧奨はとても慎重に進める必要があります。

 

「辞めた方がいい」

「もう会社に居場所はない」

「退職届を書いてください」

 

このような伝え方をすると、退職を勧めたつもりでも、本人からは退職を強要されたと受け取られる可能性があります。

 

退職勧奨は、解雇とは違います。

 

会社が一方的に労働契約を終了させるものではなく、あくまで本人に退職を勧め、本人が自由な意思で応じるかどうかを決めるものです。

 

今回は、退職勧奨を行うときに会社が注意したい伝え方と記録の残し方についてお伝えします。

 

 

【退職勧奨と解雇は違う】

 

まず確認したいのは、退職勧奨と解雇の違いです。

 

解雇は、会社が一方的に労働契約を終了させることです。

 

一方、退職勧奨は、会社が社員に退職を勧めることです。

 

社員がそれに応じるかどうかは、本人の自由です。

 

つまり、退職勧奨をしたからといって、会社が一方的に退職日を決められるわけではありません。

 

本人が納得して退職する場合は、合意による退職として進めることになります。

 

ここをあいまいにしたまま話を進めると、後から、

 

「辞めるしかないと言われた」

「退職届を書かされた」

「本当は辞めるつもりはなかった」

 

というトラブルにつながることがあります。

 

退職勧奨は、あくまで本人の意思を尊重しながら行う必要があります。

 

 

【退職を強要しない】

 

退職勧奨で一番注意したいのは、退職の強要にならないことです。

 

たとえば、

 

長時間にわたって何度も面談する。

 

複数人で囲んで退職を迫る。

 

本人が拒否しているのに繰り返し退職を求める。

 

「辞めなければ解雇する」と強く迫る。

 

退職届を書くまで帰さない。

 

このような対応は、退職勧奨の範囲を超えていると判断される可能性があります。

 

会社としては、問題がある社員に対して厳しい思いを持っていることもあるでしょう。

 

現場に迷惑がかかっている。

 

周囲の社員が疲れている。

 

何度も指導してきた。

 

そういう背景があるかもしれません。

 

それでも、退職勧奨は冷静に進める必要があります。

 

感情的な言葉や、本人を追い詰めるような進め方は避けましょう。

 

 

【いきなり退職の話をしない】

 

退職勧奨を考える前に、会社として確認したいことがあります。

 

それは、これまで注意指導や改善の機会を設けてきたかどうかです。

 

たとえば、勤務態度に問題がある場合でも、会社が一度も具体的に注意していなければ、本人は何が問題なのか分かっていないかもしれません。

 

「前から困っていた」

「社長はずっと見ていた」

「周りも迷惑していた」

 

という会社側の思いだけでは、本人に伝わっていないことがあります。

 

まずは、問題となっている事実を整理し、必要な注意指導を行うことが大切です。

 

いつ、どのような問題があったのか。

 

会社として何を改善してほしいのか。

 

改善のためにどのような機会を設けたのか。

 

本人の反応はどうだったのか。

 

このような経過がないまま、いきなり退職の話をすると、本人からすると突然に感じられます。

 

退職勧奨は、注意指導や面談の延長線上にあるものとして、慎重に考える必要があります。

 

 

【伝える内容を事前に整理する】

 

退職勧奨を行う場合は、面談の前に伝える内容を整理しておきましょう。

 

その場の感情で話し始めると、言いすぎてしまったり、必要な説明が抜けたりすることがあります。

 

確認しておきたいのは、次のような点です。

 

会社として何を問題と考えているのか。

 

これまでどのような注意指導をしてきたのか。

 

改善が難しいと考える理由は何か。

 

会社として退職を勧める理由は何か。

 

本人が拒否した場合にどう対応するのか。

 

退職条件として何を提示するのか。

 

退職日をどう考えるのか。

 

有給休暇や引き継ぎをどうするのか。

 

退職勧奨は、思いつきで行うものではありません。

 

会社としての考えを整理したうえで、落ち着いて話すことが大切です。

 

また、できれば一人の上司だけで抱え込まず、事前に社内の責任者や専門家と確認しておくと安心です。

 

 

【面談では本人の話も聴く】

 

退職勧奨の面談では、会社の考えを伝えるだけでなく、本人の話を聴くことも大切です。

 

本人には本人なりの事情があるかもしれません。

 

体調不良。

 

家庭の事情。

 

職場の人間関係。

 

業務量の問題。

 

指示の受け取り方の違い。

 

上司との相性。

 

会社側が見えていなかった背景があることもあります。

 

もちろん、本人の事情があれば何でも認めなければならない、ということではありません。

 

ただ、本人の話を聴かないまま一方的に退職を迫ると、納得感のない対応になります。

 

退職勧奨は、会社からの提案です。

 

本人がその場で答えを出せない場合もあります。

 

「今日中に決めてください」

「今ここで退職届を書いてください」

 

という進め方は避け、必要に応じて考える時間を設けることも大切です。

 

 

【退職条件は明確にする】

 

本人が退職を検討する場合は、退職条件を明確にしましょう。

 

退職日。

 

最終出勤日。

 

有給休暇の扱い。

 

引き継ぎ。

 

貸与品の返却。

 

退職金の有無。

 

解決金や特別な支払いをする場合の内容。

 

離職票の退職理由。

 

社会保険や雇用保険の手続き。

 

これらがあいまいなままだと、後からトラブルになりやすくなります。

 

特に、口頭だけで「この条件で」と話していると、後で認識がずれることがあります。

 

本人が退職に合意する場合は、退職届や合意書など、書面で確認することを検討しましょう。

 

ただし、書面を書かせる場面でも、本人の自由な意思が大切です。

 

無理にその場で署名させるような進め方は避けるべきです。

 

 

【記録を残しておく】

 

退職勧奨を行った場合は、面談の記録を残しておきましょう。

 

記録する内容は、難しいものでなくて構いません。

 

面談日。

 

出席者。

 

会社から伝えた内容。

 

本人の発言。

 

退職勧奨に対する本人の反応。

 

提示した条件。

 

次回の確認日。

 

書面の有無。

 

こうした内容を残しておくことで、後から経過を確認しやすくなります。

 

記録がないと、会社としては丁寧に進めたつもりでも、本人から違う受け止め方をされたときに説明が難しくなります。

 

ただし、記録は会社に都合よく作るものではありません。

 

実際に話した内容を、できるだけ客観的に残すことが大切です。

 

 

【退職勧奨を断られた場合】

 

退職勧奨は、本人が応じるかどうかを自由に決めるものです。

 

そのため、本人が退職を拒否することもあります。

 

その場合に、

 

「断るなら解雇する」

「もう仕事は与えない」

「居づらくなると思うよ」

 

というような対応をすると、問題が大きくなります。

 

退職勧奨を断られた場合は、いったん会社として次の対応を整理する必要があります。

 

引き続き注意指導を行うのか。

 

配置や業務内容を見直すのか。

 

勤務状況を記録していくのか。

 

就業規則に基づく懲戒を検討するのか。

 

解雇を検討するのか。

 

どの対応を取るとしても、事実確認と手順が大切です。

 

退職勧奨に応じなかったこと自体を理由に不利益な扱いをすることは避けなければなりません。

 

 

【会社が確認したいチェックポイント】

 

退職勧奨を行う前に、確認したいポイントを整理します。

 

退職勧奨と解雇の違いを理解しているか。

 

本人に退職を強要する進め方になっていないか。

 

これまでの注意指導や面談記録があるか。

 

退職を勧める理由を具体的に整理しているか。

 

面談で伝える内容を事前に確認しているか。

 

本人の話を聴く時間を設けているか。

 

その場で退職届を書かせるような進め方をしていないか。

 

退職条件を明確にしているか。

 

面談記録を残しているか。

 

退職勧奨を断られた場合の対応を考えているか。

 

感情的な退職勧奨は、会社にとってもリスクになります。

 

話し合いをする前に、目的と手順を整理しておくことが大切です。

 

 

【まとめ：退職勧奨は、慎重な対話として進める】

 

退職勧奨は、会社が社員に退職を勧めるものです。

 

解雇とは違い、本人が応じるかどうかは自由です。

 

だからこそ、会社側の伝え方や進め方がとても重要になります。

 

本人を追い詰める。

 

退職届を書くまで帰さない。

 

拒否しているのに何度も迫る。

 

退職しないなら不利益があるように伝える。

 

このような対応は避けなければなりません。

 

一方で、会社として問題を放置しなければならないわけでもありません。

 

勤務態度や能力、職場への影響などについて、必要な注意指導を行い、記録を残し、それでも改善が難しい場合に、退職という選択肢を話し合うことはあります。

 

大切なのは、感情的に辞めさせようとするのではなく、会社としての考えを整理し、本人の話も聴きながら、慎重に進めることです。

 

退職勧奨は、言い方ひとつで大きなトラブルになることがあります。

 

「辞めてもらいたい」と感じたときほど、すぐに面談するのではなく、これまでの指導記録、就業規則、本人の事情、今後の対応を一度整理してみることをおすすめします。

 

 

出典：

厚生労働省「労働契約の終了に関するルール」

厚生労働省「退職勧奨とはどのようなものでしょうか。」

厚生労働省「労働契約の終了」

厚生労働省「労働契約（契約の締結、労働条件の変更、解雇等）」

厚生労働省「解雇と合意退職・辞職の違いについて教えてください。」

e-Gov法令検索「労働契約法」

e-Gov法令検索「労働基準法」

 

※本記事は、2026年8月25日時点で公表されている厚生労働省等の情報をもとに作成しています。制度内容や取扱いは変更される場合がありますので、最新情報は厚生労働省等の公的情報をご確認ください。