「36協定は毎年きちんと出しています」

会社からこのように伺うことがあります。

もちろん、36協定を締結し、労働基準監督署へ届け出ることは大切です。

しかし、36協定は提出すればそれで終わりではありません。

実際の残業時間が協定で定めた範囲に収まっているか。

特別条項を使う場合の条件を守っているか。

そもそも現在の働き方と協定の内容が合っているか。

こうした点まで確認する必要があります。

今回は、36協定について会社が日頃から確認しておきたいポイントをお伝えします。

【そもそも36協定は何のためにある？】

労働基準法では、原則として1日8時間、1週40時間を超えて働かせることはできません。

また、法定休日に働かせる場合にもルールがあります。

会社が法定労働時間を超える時間外労働や法定休日労働を命じるためには

労使で36協定を締結し、労働基準監督署へ届け出る必要があります。

つまり、「残業代を払えば何時間でも残業させてよい」

というわけではありません。

残業代の支払いと36協定は別の問題です。

給与計算では残業代をきちんと支払っていても、36協定そのものがなかったり

協定した時間を超えて働かせていたりすれば問題になります。

【原則は月45時間・年360時間】

一般的な36協定では、時間外労働の上限は原則として月45時間、年360時間です。

業務が一時的に忙しくなることはありますが、毎月のように45時間を超えることを

前提とした働き方は、通常の36協定では対応できません。

「うちは繁忙期には残業が多いから」

という場合には、特別条項付きの36協定を締結している会社もあります。

ただし、特別条項を付ければ自由に残業時間を増やせるわけではありません。

臨時的な特別の事情がある場合に限られ、法律上の上限もあります。

特別条項を使うことが常態化していないかも確認しておきたいところです。

【協定時間と実際の勤怠は合っていますか？】

実務で特に注意したいのが、

「36協定上は月30時間までとしているのに、実際には40時間残業していた」

といったケースです。

法律上の上限である月45時間以内だから問題ない、というわけではありません。

会社が36協定で月30時間と定めていれば、原則としてその範囲内で管理する必要があります。

36協定を作成するときには

「とりあえず前年と同じ数字で」

とするのではなく、実際の残業時間を確認しておくことが大切です。

一方で、協定時間を必要以上に大きく設定すればよいというものでもありません。

実際の業務量や人員体制を確認し、自社の働き方に合った内容にしておきましょう。

【特別条項は「忙しいから」だけでは使わない】

特別条項付き36協定では、通常予見できない業務量の大幅な増加など、臨時的な特別の事情について定めます。

たとえば、

突発的な受注増。

大規模なクレームへの対応。

機械やシステムの重大なトラブル。

決算業務など一定時期に業務が集中する場合。

など、会社によって想定される事情は異なります。

注意したいのは、

「人手不足だから」

「いつも忙しい部署だから」

という状態を当然の前提として、毎年特別条項を使い続けることです。

残業が恒常的に多い場合には、36協定だけでなく、人員配置や仕事の進め方そのものを見直す必要があるかもしれません。

【部署によって残業時間が違う会社も注意】

会社全体ではそれほど残業が多くなくても、

営業部だけ残業が多い。

特定の担当者だけ毎月長時間になっている。

月末や決算期だけ急に増える。

といったことがあります。

平均だけを見ていると、こうした状況を見落としてしまいます。

36協定の管理では、会社全体の数字だけではなく、一人ひとりの実際の労働時間を見ることが重要です。

特に長時間労働が続く社員については、健康面への配慮も必要になります。

【36協定の有効期間も確認しましょう】

36協定には有効期間があります。

毎年更新している会社が多いと思いますが、

「担当者が変わって更新を忘れていた」

「前年の協定が切れていることに気づかなかった」

ということもあります。

有効な36協定がない期間に法定時間外労働をさせないよう

更新時期を年間スケジュールに入れておくと安心です。

また、従業員数や組織体制、残業の状況が変わっている場合には、前年の内容をそのまま使うのではなく、内容も見直しましょう。

【会社が確認したいポイント】

36協定について、次のような点を確認してみましょう。

現在、有効な36協定が届け出られているか。

実際の残業時間が協定で定めた範囲内になっているか。

月45時間を超える社員がいないか。

特別条項を使う場合の条件を確認しているか。

特別条項の利用が恒常化していないか。

特定の社員や部署だけ長時間労働になっていないか。

36協定の内容が現在の業務実態と合っているか。

更新時期を会社で管理しているか。

残業代を適正に支払っているか。

長時間労働になっている社員の健康面にも配慮しているか。

36協定は「労基署へ提出する書類」と考えると、どうしても提出作業だけに意識が向きがちです。

しかし、本来大切なのは、その後の労働時間をきちんと管理することです。

【まとめ：36協定と実際の働き方をセットで確認する】

36協定を毎年提出していても、それだけで残業管理ができているとは限りません。

協定で何時間までと定めているのか。

実際には何時間働いているのか。

特別条項を使うような状況がどの程度あるのか。

長時間労働が特定の人に偏っていないか。

こうした点を定期的に確認することが大切です。

残業が増えてから慌てて数字を確認するのではなく、毎月の勤怠を見ながら

早めに対応できる仕組みを作っておくと、会社も社員も安心できます。

36協定の更新時期には、前年と同じ書類を作るだけではなく

実際の働き方も一緒に確認してみてはいかがでしょうか。

出典：

厚生労働省「時間外労働の上限規制」

厚生労働省「36協定で定める時間外労働及び休日労働について留意すべき事項に関する指針」

厚生労働省「主要様式ダウンロードコーナー（労働基準法等関係主要様式）」