月給制の社員が欠勤したとき、

 

 

「1日休んだから、その分を給与から引いておこう」

 

 

と処理している会社は多いと思います。

 

 

ただ、実際には、欠勤したときの給与の扱いは会社ごとに少し違います。

 

 

完全月給制なのか。

 

 

欠勤した分だけ控除する日給月給制なのか。

 

 

どの手当まで控除の対象にするのか。

 

 

1日あたりの金額をどう計算するのか。

 

 

こうしたルールが曖昧なままだと、給与計算のたびに担当者の判断が変わってしまうことがあります。

 

 

今回は、社員が欠勤したときに会社が確認しておきたい欠勤控除の基本についてお伝えします。

 

 

 

【欠勤した時間分の賃金は支払わないことができます】

 

 

社員が自己都合で欠勤し、その時間について働いていない場合、原則として、その不就労分の賃金を支払う必要はありません。

 

 

いわゆる「ノーワーク・ノーペイ」の考え方です。

 

 

厚生労働省のモデル就業規則でも、欠勤、遅刻、早退などについて、不就労となった日数や時間分の賃金を控除する規定例が示されています。

 

ただし、

 

 

「休んだから好きな金額を引いてよい」

 

 

ということではありません。

 

 

どのような計算方法で控除するのかを、就業規則や賃金規程などで明確にしておくことが大切です。

 

 

 

【月給制でも、欠勤控除をする会社としない会社があります】

 

 

「月給制だから、欠勤しても給与は同じ」

 

 

と思われることがあります。

 

 

しかし、月給制といっても運用は一つではありません。

 

 

たとえば、

 

 

●欠勤しても原則として月額給与を減らさない完全月給制

●欠勤した日数や時間に応じて給与を減額する日給月給制

 

 

などがあります。

 

 

実際には、月額で給与を決めつつ、欠勤があればその分を控除する会社も多いと思います。

 

 

欠勤しても減額しない月給制と、欠勤すると減額する日給月給制、自社の給与制度がどちらなのか、一度確認しておきましょう。

 

 

 

【1日欠勤したら、いくら控除する？】

 

 

ここで実務上よく迷うのが、1日あたりの欠勤控除額です。

 

 

たとえば月給30万円の社員が1日欠勤した場合でも、

 

 

「30万円÷30日」

 

 

と単純に計算すればよいとは限りません。

 

 

会社によって、賃金規程などで計算方法を定めます。

 

 

一般的には、時間単位の欠勤控除について、月給の場合は基本給を1か月平均所定労働時間数で割る計算例がされます。そうしないと月ごとに、時給単価が変わってしまいます。 

 

 

実務では、

 

 

●1か月平均所定労働日数を使う

●その月の所定労働日数を使う

●1か月平均所定労働時間数から時間単価を計算する

 

 

などの方法があります。

 

 

大切なのは、毎回違う方法で計算するのではなく、あらかじめルールを決めて同じ方法で処理することです。

 

 

 

【基本給だけ控除する？手当も控除する？】

 

 

欠勤控除では、

 

 

「基本給だけ引けばよいのか」

 

 

「手当も日割りにするのか」

 

 

という問題もあります。

 

 

たとえば、

 

 

●基本給

●役職手当

●職務手当

●資格手当

●住宅手当

●皆勤手当

 

 

などが支給されている場合です。

 

 

どの賃金を欠勤控除の対象とするかは、その手当の性質や会社の賃金規程によって考える必要があります。

 

 

たとえば、出勤状況にかかわらず毎月一定額を支給する趣旨の手当と、実際に勤務することを前提に支給する手当では扱いが異なることがあります。

 

 

給与計算担当者の感覚だけで決めるのではなく、賃金規程の内容と実際の運用をそろえておきましょう。

 

 

 

【遅刻・早退も同じ考え方です】

 

 

欠勤だけでなく、遅刻や早退についても、実際に働かなかった時間分の賃金を控除することは可能です。

 

 

たとえば、

 

 

「1時間遅刻したので、1時間分を控除する」

 

 

という処理です。

 

ただし、ここで注意したいのは、

 

 

「遅刻した罰として3時間分引く」

 

 

といった処理です。

 

 

実際に働かなかった時間を超えて減額する場合には、単なる欠勤控除ではなく「制裁としての減給」の問題になります。

 

 

 

【欠勤控除と減給処分は別です】

 

 

ここは特に区別しておきたいところです。

 

 

たとえば、社員が1時間遅刻した場合に、実際に働かなかった1時間分の給与を控除する。

 

 

これは不就労分の賃金を支払わないという処理です。

 

 

一方で、

 

 

「遅刻したのでペナルティとして5,000円減給する」

 

 

という場合には、懲戒処分としての減給になります。

 

 

労働基準法では、制裁として減給を行う場合、その金額に上限が定められています。

 

 

1回の減給額は平均賃金の1日分の半額までで、複数回の減給がある場合も、一賃金支払期の賃金総額の10分の1までとされています。 

 

 

欠勤控除と懲戒の減給を混同しないようにしましょう。

 

 

 

【有給休暇を使うかどうかは別の話です】

 

 

社員が欠勤したときに、

 

 

「有給が残っているから自動的に有給扱いにしておきます」

 

 

という会社もあります。

 

 

ただし、年次有給休暇は、原則として社員が取得を申し出て利用する制度です。

 

 

会社が欠勤日を当然に有給休暇へ振り替えるものではありません。

 

 

本人から、

 

 

「この欠勤日は有給休暇として処理してください」

 

 

という申出があり、会社がそのように処理するのであれば別ですが、欠勤と有給休暇は分けて管理しておきましょう。

 

 

 

【会社都合で休ませた場合は欠勤とは違います】

 

 

もう一つ注意したいのが、会社側の事情で社員を休ませた場合です。

 

 

仕事がない。

 

 

会社の判断で店舗を休みにした。

 

 

会社側の事情で出勤させなかった。

 

 

このような場合には、本人の欠勤と同じように扱うことはできません。

 

 

使用者の責に帰すべき事由による休業であれば、平均賃金の60％以上の休業手当が必要になる場合があります。

 

 

「出勤していない」という結果が同じでも、

 

 

●本人の都合による欠勤

●年次有給休暇

●会社都合による休業

 

 

では給与の扱いが異なります。

 

 

勤怠区分をきちんと分けることが大切です。

 

 

 

【欠勤控除のルールは就業規則・賃金規程に】

 

 

常時10人以上の社員を使用する会社では、賃金の決定、計算、支払方法などを就業規則に定める必要があります。 

 

 

欠勤控除を行う会社では、少なくとも、

 

 

●どのような場合に控除するのか

●どの賃金を控除対象とするのか

●1日・1時間あたりの金額をどう計算するのか

●遅刻や早退の場合はどうするのか

 

 

といった点を整理しておきたいところです。

 

 

給与計算を外部へ委託している場合でも、計算ルールを決めるのは会社です。

 

 

「給与計算ソフトがそう計算しているから」

 

 

ではなく、自社の賃金規程と設定が合っているか確認しましょう。

 

 

 

【会社が確認したいポイント】

 

 

欠勤控除を行っている会社では、次のような点を確認してみましょう。

 

 

●欠勤した場合に給与を減額するルールが明確になっているか

●1日・1時間あたりの控除額の計算方法が決まっているか

●毎月同じ計算方法を使っているか

●どの手当を控除対象とするか整理しているか

●遅刻・早退について実際の不就労時間を超えて控除していないか

●欠勤控除と懲戒としての減給を区別しているか

●欠勤と有給休暇を混同していないか

●会社都合の休業を欠勤として処理していないか

●賃金規程と給与計算ソフトの設定が合っているか

 

 

欠勤控除は毎月発生するものではない会社も多いため、いざ欠勤者が出たときに計算方法が分からなくなることがあります。

 

 

そのときになって担当者が独自に計算するのではなく、ルールを先に決めておくことが大切です。

 

 

 

【まとめ：欠勤控除は「会社の計算ルール」を明確に】

 

 

社員が休んだ場合、その不就労分の賃金を控除できることがあります。

 

 

ただし、

 

 

「1日休んだから何となく1万円引く」

 

 

という処理ではいけません。

 

 

どの賃金を対象にするのか。

 

 

1日・1時間あたりの金額をどう計算するのか。

 

 

有給休暇や会社都合の休業とはどう区別するのか。

 

 

こうしたルールを整理しておく必要があります。

 

 

欠勤控除は、少額の違いでも毎月の給与に直接関わる問題です。

 

 

自社の賃金規程と実際の給与計算が同じルールで動いているか、一度確認してみてはいかがでしょうか。

 

 

 

出典：

 

厚生労働省「モデル就業規則」

厚生労働省「労働条件・職場環境に関するルール」

厚生労働省「就業規則で、記載が必須な事項はありますか？」

厚生労働省「雇用保険事務手続きの手引き」

e-Gov法令検索「労働基準法」