社員から、

 

 

「結婚するので慶弔休暇を取りたいです」

 

 

「親族が亡くなったので休みたいです」

 

 

と言われることがあります。

 

 

多くの会社では、結婚や忌引きなどについて特別休暇を設けています。

 

 

ただ、

 

 

「法律で3日と決まっている」

 

 

「身内に不幸があれば当然に有給で休める」

 

 

と思われていることもあります。

 

 

実際には、慶弔休暇などの特別休暇は、法律で一律に義務付けられている制度ではなく、会社が任意に設ける休暇です。

 

 

今回は、慶弔休暇や特別休暇について、会社が確認しておきたいポイントをお伝えします。

 

 

 

【慶弔休暇は会社独自の制度です】

 

 

年次有給休暇や育児・介護に関する休業・休暇など、法律に基づく休暇制度があります。

 

 

一方、慶弔休暇や病気休暇、リフレッシュ休暇などは、会社が独自に設ける「法定外休暇」です。

 

 

厚生労働省でも、慶弔休暇や夏季休暇などは、企業が任意に設定する特別休暇として案内しています。

 

 

そのため、

 

 

「結婚したら必ず5日」

 

 

「親が亡くなったら必ず7日」

 

 

と法律で決まっているわけではありません。

 

 

会社が制度を設ける場合には、自社でルールを決めることになります。必須ではなく、制度は無くても良いものです。

 

 

 

【誰の場合に何日休めるかを決めておく】

 

 

慶弔休暇では、対象となる親族の範囲によって日数を変えている会社が多いと思います。

 

 

たとえば、

 

 

●本人の結婚　5日

●配偶者の出産　2日

●配偶者が死亡した場合　5日

●父母・子が死亡した場合　3日

●祖父母・兄弟姉妹が死亡した場合　1日

 

 

といった形です。

 

 

日数そのものに法律上の決まりはありません。

 

 

大切なのは、

 

 

「誰が対象なのか」

 

 

「何日取得できるのか」

 

 

を就業規則などで明確にしておくことです。

 

 

同じ親族関係なのに社員によって扱いが違う、といったことがないようにしましょう。

 

 

 

【有給にするか無給にするかも会社で決めます】

 

 

慶弔休暇について、

 

 

「休暇なのだから給与は出る」

 

 

と思っている社員もいます。

 

 

しかし、特別休暇を有給とするか無給とするかについても、会社で定めることになります。

 

 

厚生労働省の資料でも、会社独自の休暇制度を設ける場合には、対象者、付与日数、有給・無給の別などを明らかにしておくことが重要とされています。

 

 

たとえば、

 

 

●慶弔休暇は有給

●病気休暇は無給

●リフレッシュ休暇は有給

 

 

というように制度ごとに違っていても構いません。

 

 

ただし、規程には有給と書いてあるのに実際には給与を控除する、といった運用は避けなければなりません。

 

 

 

【「連続○日」の意味も決めておきましょう】

 

 

慶弔休暇で意外と迷うのが、

 

 

「5日間とは、休日を含むのか」

 

 

という点です。

 

 

たとえば金曜日に結婚し、土日が休日の場合、

 

 

金曜日から火曜日までの5暦日なのか。

 

 

それとも勤務日だけで5日取得できるのか。

 

 

規程の書き方によって意味が変わります。

 

 

同じように、

 

 

「事由が発生した日から○日以内」

 

 

とするのか、

 

 

「本人が希望する時期に○日取得できる」

 

 

とするのかでも運用は変わります。

 

 

特に忌引きについては、葬儀の日程や遠方への移動もあります。

 

 

日数だけでなく、取得できる期間も決めておくと実務で迷いにくくなります。

 

 

 

【申請方法も決めておくと安心です】

 

 

特別休暇は、突然必要になることがあります。

 

 

特に家族の不幸は事前に申請できません。

 

 

そのため、

 

 

「原則として事前申請。ただし、やむを得ない場合は事後申請でも可」

 

 

といったルールにしている会社もあります。

 

 

会社として確認したい事項は、たとえば次のようなものです。

 

 

●休暇の種類

●取得希望日

●対象となる家族との関係

●会社への連絡方法

●事後申請を認める場合の手続き

 

 

必要以上に複雑な手続きにすると、緊急時に社員が困ってしまいます。

 

 

実際に使える申請方法になっているか確認しておきましょう。

 

 

 

【証明書を必ず提出させる？】

 

 

慶弔休暇について、証明書の提出を求めている会社もあります。

 

 

たとえば、

 

 

●結婚の場合は婚姻を確認できる書類

●忌引きの場合は会葬礼状

●出生の場合は出生を確認できる書類

 

 

などです。

 

 

不正利用を防ぐため、一定の確認をすること自体には理由があります。

 

 

一方で、すべての場合に戸籍謄本など詳細な個人情報を求める必要があるかは検討した方がよいでしょう。

 

 

何を確認するために、どの程度の書類が必要なのかを考え、必要以上の個人情報を取得しないことも大切です。

 

 

 

【パートや有期契約社員は対象外でよい？】

 

 

正社員には慶弔休暇があるものの、パートや契約社員には設けていない会社もあります。

 

 

会社独自の制度であっても、雇用形態による違いを設ける場合には、その理由を整理しておきたいところです。

 

 

特に、職務内容や働き方が正社員と大きく変わらない社員について、

 

 

「パートだから一律に対象外」

 

 

としている場合には注意が必要です。

 

 

制度を作るときには、

 

 

●どの雇用区分を対象にするのか

●違いを設ける理由があるのか

●就業規則間で内容が矛盾していないか

 

 

を確認しておきましょう。

 

 

 

【年次有給休暇との違いを分かりやすく】

 

 

社員から、

 

 

「慶弔休暇を使わず、有給休暇を使いたい」

 

 

と言われることもあります。

 

 

特別休暇と年次有給休暇は別の制度です。

 

 

会社が慶弔休暇を設けているからといって、本人が年次有給休暇を利用できなくなるわけではありません。

 

 

また、特別休暇を無給としている会社では、本人が年次有給休暇を取得することを希望するケースもあります。

 

 

会社独自の休暇と法律上の年次有給休暇を混同しないようにしましょう。

 

 

 

【昔の規程が今の会社に合っているか確認】

 

 

特別休暇の規程は、昔作ったものをそのまま使っている会社が少なくありません。

 

 

たとえば、

 

 

「本人が結婚した場合は男性5日、女性7日」

 

 

など、現在の会社の考え方に合わない規定が残っていることもあります。

 

 

また、家族の形や働き方も変わっています。

 

 

会社の制度として現在も合理的に説明できる内容になっているか、定期的に見直すことが大切です。

 

 

 

【会社が確認したいポイント】

 

 

慶弔休暇や特別休暇を設けている会社では、次のような点を確認してみましょう。

 

 

●どのような特別休暇を設けているか

●対象となる社員の範囲が明確か

●対象となる親族の範囲が明確か

●取得できる日数が決まっているか

●暦日なのか所定労働日なのか明確か

●有給・無給の扱いが決まっているか

●申請方法が実態に合っているか

●証明書を必要以上に求めていないか

●雇用形態による違いを説明できるか

●就業規則と実際の運用が一致しているか

 

 

特別休暇は、法律で細かく決まっていないからこそ、会社のルールが重要になります。

 

 

社員から質問されて初めて考えるのではなく、あらかじめ整理しておきましょう。

 

 

 

【まとめ：会社独自の休暇だからこそルールを明確に】

 

 

慶弔休暇は、多くの会社で当たり前のように設けられています。

 

 

しかし、法律で日数や給与の扱いが決められている制度ではありません。

 

 

だからこそ、

 

 

誰が対象なのか。

 

 

何日取得できるのか。

 

 

有給なのか無給なのか。

 

 

いつまでに取得するのか。

 

 

どのように申請するのか。

 

 

こうした点を会社で決めておく必要があります。

 

 

特別休暇は、社員の人生の大切な場面を支える制度でもあります。

 

 

会社らしい働き方や社員との信頼関係を考える意味でも、昔からの規程をそのまま使うのではなく、今の会社に合った制度になっているか一度確認してみてはいかがでしょうか。

 

 

 

出典：

 

厚生労働省「モデル就業規則」

厚生労働省「働き方・休み方改善ポータルサイト　特別な休暇制度とは」

厚生労働省「特別休暇制度を導入しましょう」

厚生労働省「就業規則にはどのような事項を記載すべきですか」

e-Gov法令検索「労働基準法」